Workshop planen mit Rahmenbedingungen, Methoden und guten Fragen

Ein gelungener Workshop beginnt mit einer klaren Zielsetzung: Geht es um Information, Ideensammlung, Priorisierung oder Entscheidung?

Ort und Zeitpunkt des Workshops werden auf die Zielgruppe sowie die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln abgestimmt. Der Ton der Einladung prägt die Stimmung im Workshop.

Für die Planung des Workshops empfiehlt es sich, ein Drehbuch zu erstellen. Im Drehbuch wird der Ablauf des Workshops schriftlich festgehalten. In einer Tabelle werden die Zeiten, die Inhalte, die Ziele der einzelnen Inhalte und sinnvolle Fragen dazu sowie die Methoden, die Zuständigkeiten und das benötigte Material zusammengestellt. Während der Durchführung des Workshops gibt das Drehbuch Orientierung.

Die Dokumentation der Ergebnisse wird bereits bei der Planung des Workshops mitgedacht und vorbereitet. Dies ist essenziell, um während des Workshops tatsächlich die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, mit denen im Anschluss weitergearbeitet werden kann.

Wähle die Methoden passend zur Zielgruppe, zur Gruppengrösse und zum Zeitrahmen. Ein Perspektivenwechsel hilft: Was erwarten die Teilnehmenden, welche Methoden wären spannend für sie?

Es gibt viele erprobte Methoden, die bei Bedarf an die konkreten Rahmenbedingungen angepasst werden können. Gute Übersichten finden sich zum Beispiel unter

• Partizipation.at
• Liberating Structures
• Praxisbuch Partizipation der Servicestelle Stadtentwicklung der Stadt Wien (Matrix zur Auswahl geeigneter Partizipationsmethoden ab Seite 52)

Workshopmethoden

Eine Auswahl der gängigsten Methoden:

1. World Café
   Kleingruppen tauschen sich an mehreren «Tischen» aus und diskutieren zu Leitfragen. Die Teilnehmenden wechseln die Tische mehrmals. Am Schluss werden die Ergebnisse aller Tische im Plenum gebündelt.
   Anwendungsfall: In kurzer Zeit Gefühl für die verschiedenen Sichtweisen der Anwesenden und damit für das Ganze entwickeln, Stimmungsbild, Ideen sammeln, Vernetzung der Anwesenden
   Gruppengrösse: 12-200+ Personen (ideal 4-6 Personen pro Tisch)
   Zeitbedarf: ¾ bis 3 Stunden pro Thema

2. Open Space
   Die Teilnehmenden bringen selbst (Teil-)Themen ein und gestalten den Ablauf eigenverantwortlich in parallelen, offenen Diskussionsrunden.
   Anwendungsfall: Ideen sammeln, Energie bündeln und Aufbruchstimmung erzeugen zu übergeordnetem Thema, das dringend und komplex ist, zum Beispiel Organisations-, Kommunikations- und Strategiefragen. Hilfreich als Kick-Off
   Gruppengrösse: 20 – 1’000+ Personen
   Zeitbedarf: ½ bis 2 Tage

3. Zukunftswerkstatt
   In drei Phasen (Kritik, Fantasie, Umsetzung) entwickeln Gruppen kreative Lösungen für Zukunftsfragen.
   Anwendungsfall: Beteiligte in Entscheidungsfindung einbeziehen, gemeinsam Zukunft gestalten
   Gruppengrösse: 10-30 Personen
   Zeitbedarf: ½ bis 2 Tage

4. Design Thinking
   Ein iterativer Prozess, um Nutzer:innen-zentrierte Lösungen zu entwickeln – von Problemdefinition bis Prototyping.
   Anwendungsfall: Entwicklung von innovativen, zielgruppenorientierten Lösungen und Prototypen für komplexe Probleme, zum Beispiel Entwicklung neuer Produkte, Optimierung bestehender Prozesse
   Gruppengrösse: 10 bis 30 Personen (pro Team 5-7)
   Zeitbedarf: ½ bis 5 Tage

5. LEGO® Serious Play
   Teilnehmende bauen Ideen oder Konzepte mit LEGO®-Steinen und diskutieren anhand dieser Modelle.
   Anwendungsfall: Komplexe Themen sichtbar machen, Unterteilung von Problemen in «begreifbare» Teilprobleme, vereinfacht Kommunikation über konkrete Aspekte, fördert Teamgeist
   Gruppengrösse: 4 bis 12 Personen (wenn mehr Personen: mehrere Tische)
   Zeitbedarf: ½ bis 2 Tage

6. Sechs Hüte
   Die Teilnehmenden betrachten ein Thema aus den sechs Perspektiven Gesamtschau, Fakten, Emotionen, Kritik, Chancen und Kreativität.
   Anwendungsfall: Ermöglicht differenziertere Diskussionen, fördert das Verständnis verschiedener Perspektiven und umfassendere Lösungen werden entwickelt
   Gruppengrösse: 3 bis 30 Personen
   Zeitbedarf: ½ bis 3 Stunden

Gute Fragen

Unabhängig von der gewählten Methode: Gute Fragen sind das A und O für die Zielerreichung des Workshops. Gute Fragen sind einfach und klar, regen an und laden zum Nach- und Weiterdenken ein. Starte mit Erfahrungsfragen, die alle abholen. Ein paar Beispiele:

• Was macht unsere Destination einzigartig? Was ist austauschbar?
• Was läuft heute schon gut zum Thema? Was sind Perlen, die wir unbedingt bewahren möchten?
• Welche Themen kosten uns im Alltag am meisten Energie? Welche geben uns Energie?
• Wo spüren wir heute die grössten Spannungen und woran zeigt sich das konkret?
• Welche Annahme steckt hinter deiner Position? Stimmt sie für alle?
• Welche Angebote ziehen die «falschen» Erwartungen an (z.B. Party anstatt Natur)?
• Welche Informationen fehlen Gästen vor Ort, damit sie «richtig» entscheiden können (Mittel der Anreise, Routen, Regeln)?
• Stell dir vor, es ist 2030 und wir sind richtig stolz: Was ist dann anders als heute?
• Was ist dringend und was ist wirklich wichtig?
• Was könnt ihr als Akteur:innen selbst beitragen und wo braucht ihr Unterstützung?
• Woran würdest du in 12 Monaten merken, dass wir als Destination besser zusammenarbeiten?
• Was wäre ein gutes Zeichen, dass wir auf dem richtigen Weg sind?

Workshop professionell durchführen und dokumentieren

Das Drehbuch dient dir als Detailplan für die Durchführung des Workshops.

Die Moderation achtet auf respektvollen Austausch, ausgeglichene Beteiligung und das Zeitmanagement. Eine offene, vertrauensvolle Atmosphäre ist zentral für eine gute Zusammenarbeit. Wenn sich die Teilnehmenden sicher fühlen, können sie ihr Wissen, ihre Erfahrungen und ihre Perspektiven vollumfänglich einbringen und bestmöglich zur Zielerreichung beitragen.

Achte darauf, dass alle Ergebnisse während der Diskussion schriftlich oder visuell festgehalten werden, und zwar so, dass sie auch später noch verständlich sind.

Zum Schluss werden die Erkenntnisse zusammengefasst und die nächsten Schritte geklärt. Ein herzlicher Dank an die Anwesenden zeigt deine Wertschätzung für ihr Engagement. Bitte die Teilnehmenden, den vorbereiteten Feedback-Fragebogen auszufüllen, zum Beispiel über einen QR-Code. Das hilft dir, zukünftige Veranstaltungen noch zielgruppengerechter durchzuführen.

Im Nachgang des Workshops werden die Ergebnisse mit einem frischen Blick angeschaut und in einer schriftlichen oder fotografischen Dokumentation zusammengefasst. Diese wird zeitnah an die Teilnehmenden verschickt. Gleichzeitig wird über das weitere Vorgehen und die weitere Verwendung der Ergebnisse informiert.