Thema abgrenzen, Bedarf und Ziele der Partizipation identifizieren

Für eine erfolgreiche Partizipation ist es wichtig, zuerst das Thema oder Projekt klar zu definieren, zu dem eine Beteiligung gewünscht ist und die inhaltlichen Grenzen festzulegen. Eine klare Abgrenzung sorgt dafür, dass der Prozess zielgerichtet und handhabbar bleibt.

Als nächstes klärst du, warum Partizipation beim gewählten Thema sinnvoll ist und wem sie welchen Mehrwert bringt. Ist der Bedarf definiert, folgt die Zielformulierung, die beschreibt, welche Wirkung durch die Beteiligung erzielt werden soll und welche konkreten Resultate angestrebt werden. Klare Ziele helfen, den Prozess fokussiert zu steuern und wirkungsvoll umzusetzen.

Rahmenbedingungen festlegen, Budget klären, Steuerungsgruppe aufbauen

Auch die organisatorischen Rahmenbedingungen werden frühzeitig geklärt, damit der Prozess von Anfang an auf solidem Boden steht. Dazu gehören der Zeitrahmen, in dem die Partizipation durchgeführt werden soll, die verfügbaren finanziellen Mittel und der Bedarf an personellen Ressourcen. Im Budget werden unter anderem Moderation, Kommunikation, Raummiete, Material und Verpflegung eingeplant.

Eine engagierte Steuerungsgruppe wird gebildet. Sie ist verantwortlich für die Planung und Durchführung der Beteiligung und für die Umsetzung der Ergebnisse. Die Steuerungsgruppe besteht meist aus den Initiant:innen und einer internen oder externen, idealerweise professionellen Moderation. Wenn du die Steuerungsgruppe erweitern möchtest, beziehe möglichst intrinsisch aktive, lösungsorientierte Personen ein.

Stakeholderanalyse

Erstelle eine umfassende Stakeholderliste. Ziel ist es, alle vom Vorhaben Betroffenen mit ihren unterschiedlichen Interessen, Perspektiven und Einflussmöglichkeiten zu identifizieren. Achte gezielt darauf, Vertreter:innen aller Nachhaltigkeitsdimensionen (Gesellschaft, Umwelt, Wirtschaft, Management) zu erfassen.

Sind alle identifiziert, folgt die Einordnung der relevanten Gruppen in eine Stakeholdermatrix. Diese visualisiert, wie gross die Zustimmung bzw. Ablehnung einzelner Gruppen für das Vorhaben ist und welchen Einfluss sie darauf haben. Je nach Position in der Matrix werden die verschiedenen Gruppen unterschiedlich stark in den Partizipationsprozess einbezogen.

Mithilfe der Stakeholdermatrix können insbesondere die Key-Stakeholder identifiziert werden (ganz oben in der Matrix). Ihr Einbezug ist essenziell, denn ohne die Zustimmung Key-Stakeholder ist das Vorhaben in der Regel zum Scheitern verurteilt. Das Stakeholdermanagement legt fest, wer wann wie beteiligt wird. Für jede Stakeholdergruppe wird die passende Partizipationsstufe bestimmt und ein geeignetes Partizipationsformat gewählt.

Partizipationsformate wählen und planen

Sobald feststeht, welche Stakeholder in den Partizipationsprozess einbezogen werden, werden die passenden Formate zur Beteiligung ausgewählt. Die Auswahl hängt von der Zielsetzung, der gewählten Partizipationsstufe, der Gruppengrösse, den vorhandenen Ressourcen und der Art der Stakeholder ab.

Workshops eignen sich besonders für den intensiven Austausch mit Key-Stakeholdern: Bedürfnisse können vertieft erfasst oder gemeinsame Lösungen erarbeitet werden.

Umfragen sind ideal, um eine breitere Gruppe wie Einheimische oder Gäste einzubeziehen, für die ein Workshop organisatorisch nicht umsetzbar ist.

Interviews ermöglichen vertiefte Einblicke in Fachthemen oder den Einbezug einzelner Stakeholder, die nicht an Gruppenformaten teilnehmen können.